베스툴, ‘유니포스트’로 대리점 계약 업무 효율 높이고 비용 줄였다

종합 사무가구 제조사 베스툴이 전자계약 솔루션 유니포스트를 도입해 대리점 계약 업무의 효율성과 비용 절감이라는 두 마리 토끼를 잡았다.

1994년 설립된 베스툴은 31년간 축적된 제조 노하우를 바탕으로 B2B 및 G2B 시장에서 높은 품질 경쟁력을 인정받고 있으며, 현재는 다양한 해외 공급처를 통해 사무가구를 수출하고 있다.

베스툴은 본사 영업팀과 더불어 전국 대리점 중심의 영업 구조를 운영하고 있다. 매출 성장에 따라 대리점 수 역시 증가하면서 올해에만 150건 이상의 대리점 계약이 체결됐다. 

하지만 기존에는 계약 체결 시마다 계약서를 출력·날인한 후 등기우편으로 주고받아야 했고, 본사 직원이 직접 우체국을 방문해야 하는 번거로움으로 업무 흐름이 자주 끊기는 문제가 있었다. 특히 반복적인 우편 업무는 영업 및 관리 인력의 피로도를 높이는 요인으로 작용했다.

베스툴은 전자계약 도입을 검토하는 과정에서 검색 포털을 통해 유니포스트를 접했다. 특히 사내에서 사용 중인 영림원 전사적자원관리(ERP)와의 협업 관계를 통해 서비스 안정성과 신뢰도를 높게 평가했다.

또 홈페이지를 통해 이용 요금을 직관적으로 확인할 수 있었고, 타 전자계약 서비스 대비 합리적인 비용구조 역시 선택의 주요 이유로 작용했다.

유니포스트 전자계약 도입 이후 베스툴 영업부서의 만족도는 크게 향상됐다. 과거에는 날씨와 관계없이 계약서를 발송하기 위해 우체국을 방문해야 했지만, 이제는 사무실에서 온라인으로 계약서를 발송·체결할 수 있어 업무 편의성이 대폭 개선됐다.

특히 우체국 등기 비용 대비 훨씬 저렴한 비용으로 계약이 가능해지면서 계약 관련 비용 절감 효과도 거두고 있다.

베스툴 관계자는 “비용 절감도 분명한 장점이지만, 무엇보다 직원들의 유니포스트 만족도가 매우 높다”고 말했다.

이 관계자는 이어 “계약서를 출력하고 날인한 뒤 우편 발송에 들이던 시간을 이제는 더 중요한 업무에 사용할 수 있게 됐다”며 “유니포스트는 업무 효율과 생산성을 높이고, 동시에 비용까지 절감해주는 효과적인 전자계약 솔루션”이라고 덧붙였다.

강동식 기자 lavita@datanews.co.kr